Centraal Beheer Achmea

Centraal Beheer Achmea, Apeldoorn

Binnen de backoffice afdeling “ASP” van Centraal Beheer werkten meer dan 10 personen met een Excel-based roosteringstool voor het roosteren van 200 medewerkers. In 2007 is Plansis gevraagd de planning en roostering proces te borgen in een oplossing met een hogere effientientie-, effectievitieits- en besturings-coefficient. Plansis heeft vervolgens het proces grondig geanalyseerd en middels een versneld ontwikkel en implementatie traject de bestaande tooling vervangen door een applicatie met een krachtige database en heldere interactieomgevingen waarin het oorsprokelijk proces geoptimaliseerd geborgd werd.

De oplossing geeft medewerkers van Centraal Beheer Achmea Apeldoorn en Leeuwaarden al 5 jaar een toegankelijke planning en roosterings tool in welke nog steeds alle rooster wijzigingen eenvoudig verwerkt worden.

Ellen Linders, Trafficmanager Bedrijfsbureau & Operations
Achmea | Divisie Schade & Inkomen | Schadeverzekeren | Particulieren

Voorheen hadden we roosters, verlof, uitval in Excel programma’s staan
en was het aan het einde van het jaar stressvol. De nieuwe bestanden
moesten allemaal weer gebouwd worden. Alleen een kopie was risicovol
omdat in de loop van het jaar weleens een formule is veranderd of per
abuis was weggehaald. Niet iedereen weet wat hij of zij doet als iets
gedelete wordt.

Sinds 2008 zitten alle roosters in een door Plansis gemaakte applicatie
met een databae en is deze datbase qua toepassingsteeds verder uitgebreid
zodat de dagelijkse registraties simpel te verwerken zijn.

Als een rooster van een medewerker wijzigt, pas je dat nu in 1
formulier aan en alle toekomstige geroosterde weken, passen
automatisch aan. In Excel was het altijd een arbeidsintensieve klus.

Ook geldt dit voor het maken van een nieuw jaar. Dit is met 15 minuten
geregeld. Je voegt het nieuwe jaartal in, je noteert de feestdagen
(zodat de bruto uren niet op die dag geboekt worden) en je geeft
vakantieperiodes aan, drukt op de speciale button en alle roosters
worden geboekt voor het nieuwe jaar.

Voorheen moesten medewerkers apart aan het Bedrijfsbureau doorgeven
welke uitval zij op een dag hadden. Dit werd dusdanig complex dat
medewerkers zelf een zelfplanner formulier hebben gekregen. Hierin staat
hun rooster en de mogelijk te schrijven uitval. Zij geven de dag aan,
het type uitval en hoe lang dit heeft geduurd. Zodra zij het indienen
staat het in het bestand van het Bedrijfsbureau ter goedkeuring. Als
het BB akkoord geeft, wordt uitval automatisch geboekt en van de bruto
beschikbare tijd afgehaald.

Met speciale buttons is exact na te kijken wie welke uitval wanneer
heeft geboekt. Dezelfde methode wordt gebruikt voor het indienen van
verlof. Ook die krijgt het BB eerst in 1 overzicht te zien waarna
akkoord gegeven kan worden. De verlofaanvragen zijn ook de reden dat
je aan het begin van het jaar vakantieperiodes invult. Hierdoor heb je
in de betreffende week gelijk zicht op het feit dat het een
vakantieweek is maar ook als verlof wordt aangevraagd, en het betreft
een vakantieweek, dan komt dit er als opmerking achter te staan. Per
ongeluk verlof geven in een kritieke week, is daarmee te voorkomen.

Of deze manier van werken het ziekteverzuim beperkt, vraag ik mij af.
Collega’s hebben wel meer eigen verantwoordelijkheid gekregen en het
uiteindelijke proces is nu veel sneller (besparing FTE), dat zeker.
Feit blijft wel dat medewerkers aan moeten geven welke uitval ze
hebben en over het algemeen hebben medewerkers liever meer vrijheid en
vinden al die registraties maar niks J. Het belang van BB en
leidinggevenden is natuurlijk ook heel anders. Al moet ik wel zeggen
dat MBO over het algemeen goed scoort maar dat zit in allerlei
factoren.

Tot slot kan ik eigenlijk niet veel zeggen over personeelsverloop. In
deze tijden ligt dat lastig denk ik. Het is in ieder geval niet zo dat
eventuele ontevredenheid zich omzet naar een andere baan danwel
ziekteverzuim. De zieken die wij de laatste jaren hadden was meer
langdurig en weinig kort verzuim omdat daar veel aandacht voor is.

Groet,

Ellen
——————————————————————————-

Een aantal korte opdrachten (1-2 weken) Planis / Centaal Beheer Achmea:

– Forecasting Quickscan uitgevoerd en forecast berekeningen in de wekelijkse rapportages ingebouwd.
– Forecasting uitgebreid met tijdsregistratie tool dat beschikt over workflow management en dat inzichten geeft in de vakantie aanvragen.
– Automatisering gerealiseerd van productiviteit berekeningen en import/export vanuit operationele systemen.